JÄSENREKISTERISELOSTE

KOLEHMAISTEN SUKUSEURA RY 

JÄSENREKISTERISELOSTE 

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 § ja Yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016) 

10.2.2022 

  1. Rekisterin pitäjä

Kolehmaisten Sukuseura ry 

  1. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Keijo Kolehmainen
keijo.kolehmainen@pp.inet.fi

  1. Rekisterin nimi

Kolehmaisten Sukuseura ry:n jäsenrekisteri 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

– sukuseuran sääntöjen mukaisten suku- ja jäsenasioitten hoito 
– suvun ja sukuseuran jäsenrekisterin ylläpito 
– sukututkimus ja sukujulkaisut 
– sukuyhteydenpito 
– www-sivujen palaute 
– muut sääntöjen mukaisen toiminnan edellyttämät tarkoitukset 

Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (FloMembers-jäsenrekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Flo Apps Oy) palvelimille.

  1. Rekisterin tietosisältö

Jäsenten nimet, syntymäajat ja -paikat, osoitteet, kotipaikat, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, sekä jäseneksi liittymis- ja eroamistiedot ja jäsenmaksu- ja karhuamistiedot. Edelleen muut yhdistyksen päättämät tiedot kuten esim. tiedot kunniapuheenjohtajuudesta, kunniajäsenyydestä ja perustajajäsenyydestä. 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäseniltä, heidän läheisiltään sekä vainajien omaisilta ja julkisista lähteistä saadut tiedot. 

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan vain seuran hallituksen jäsenille ja sukuhaarojen vastuuhenkilöille ja hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä sukututkimustarkoituksiin seuran jäsenelle, joka on niitä pyytänyt. 

  1. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä luovutetaan tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain suvun rekisteriin merkityille jäsenille. 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään ulkopuolisilta lukitussa tilassa. ATK-pohjainen rekisteri on rekisterinpitäjän ja hallituksen jäsenten hallinnassa ja vain heillä on oikeus muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Se suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti. 

  1. Tarkastusoikeus

Suvun rekisterissä olevalla jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. 
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti jäsenrekisteriä ylläpitävälle henkilölle joko allekirjoitetulla kirjeellä tai sähköpostiviestillä (kohta 2). 

  1. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Suvun rekisterissä olevalla jäsenellä on oikeus vaatia itseään koskevan tiedon korjaamista tai jonkin tieto-osan poistamista. Vaatimus tulee esittää kirjallisesti seuran jäsenrekisteriä ylläpitävälle jäsensihteerille joko allekirjoitetulla kirjeellä tai sähköpostiviestillä. Kirjeet ja tulostetut sähköpostiviestit säilytetään niin kauan, kunnes vaaditut muutokset on toteutettu ja niistä tehty tarpeelliset muutokset jäsenrekisteriin. 

  1. Tietosuojaselosteen luettavuus

Tämä tietosuojaseloste on luettavissa sukuseuran kotisivuilla.